引き継ぎ書が抜かすのは手順でなく、
「迷った場面」だった。
この記事の読者：情シス・DX担当（異動・退職で担当者が入れ替わるたびに引き継ぎ書を受け取る人）／経営・管理職（属人化が解消されないまま人が入れ替わるのを心配している人）／個人向け・全社員・非専門（来月、自分が引き継ぎ書を書く側になる人）
要点：引き継ぎ書は、業務の全体像・手順・トラブル対応履歴など7つの項目を満たしていても、「判断に迷った場面」という項目は一般的なガイドには独立して存在しません。AIに作らせるときも、この一点を名指しで指示しないと抜け落ちます。抜かさず引き出す5つの手順をまとめました。
10月は下期の始まりで、異動の辞令が出た会社も多い。
引き継ぎ書を書く側になった人は、業務の棚卸しをAIに手伝わせることを一度は考える。チャット履歴やメールのやり取りを貼り付ければ、業務の一覧も手順の整理もAIはそつなくこなす。
ただ、できあがった引き継ぎ書を後任が読んで困るのは、たいてい手順が書いていないせいではない。「なぜここで、その選択をしたのか」が書いていないせいで困る。
原因は、必須項目のリストに「迷った場面」がそもそも無いこと
引き継ぎ書の書き方を解説するガイドは、たいてい必須項目を一覧で示す。業務の全体像と目的・背景、スケジュールと優先順位、具体的な業務の流れ・手順、トラブル・クレームの対応方法、過去の対応履歴、資料の保管場所、進行中業務の注意書き——AI経営総合研究所が公開しているガイドでは、こうした7項目が挙げられている。どれも実務に必要な情報で、抜けがあれば後任は確かに困る。
だが、この7項目を全部埋めても、後任が業務に迷ったときに参照できる情報は埋まらない。7項目はいずれも「何をするか」の記録で、「複数の選択肢があったとき、どちらを選んだか。なぜそちらを選んだか」という記録は、どの項目にも明示的な置き場所がない。同じガイドの別の記事では「前任者独自のノウハウ」や「判断基準」という言葉も出てくるが、これは7項目のような独立した必須項目としては立てられておらず、文中で触れられるだけの扱いになっている。
AIに業務の棚卸しを頼むと、この扱いの軽さがそのまま再現される。AIはチャット履歴から「何をしたか」は正確に抽出するが、「なぜその場で、その選択をしたか」は会話のログにほとんど残っていないため、抽出のしようがない。結果として、AIが作る引き継ぎ書も、人間が書く引き継ぎ書と同じ空白を抱えることになる。
手順は5つ。「迷った場面」だけは名指しで聞く
使うAIツールは問いません。順番だけ守ります。
- 担当業務を一覧化する。日次・月次・年次の業務を思いつく限り書き出す。すでに業務マニュアルがあるなら、まずそれをAIに読ませて一覧の土台にする。
- 直近3か月分のチャット履歴・メールのやり取りをAIに渡し、「よく相談されたこと」と「その場で下した判断」をセットで抽出させる。これが実例の使い方そのものにあたる。「業務を要約して」ではなく「相談と、それに対する返答のペアを時系列で挙げて」と頼むと、判断の記録が残りやすい。
- 抽出結果から、「判断に迷った場面」を最低3つ、名指しで書かせる。「この中で、即答できずに考え込んだ場面を3つ選び、何を迷い、最終的に何を基準に決めたかを書いて」と、曖昧な指示を避けて具体的に頼む。ここを省くと、AIは7項目の形式を整えるだけで満足してしまう。
- 別のAI、または同僚にレビューさせる。議事録の自動要約ツール（Gemini・Meet等のAI要約機能）を使っている場合は、そのログも合わせて読ませ、「迷った場面」の抽出に漏れがないか突き合わせる組み合わせ方が使える。
- 引き継ぎ後30日・90日で、後任に「書いていなかった判断」を聞き、引き継ぎ書に追記する。最初の引き継ぎ書で全部を拾いきることは、どれだけ手順を踏んでも難しい。
| 記録の種類 | チャット履歴から抽出できるか |
|---|---|
| 何をしたか（手順・作業内容） | できる（AIが得意とする要約の範囲） |
| 相談と、その場の返答 | できる（ログに言葉として残っている） |
| なぜその選択をしたか（判断の理由） | できない（名指しで聞かない限り言語化されない） |
詰まる場所
「判断に迷った場面を書いて」と頼んでも、AIは実際には迷っていない場面を無理に3つひねり出してくることがある。チャット履歴の分量が少ない担当者ほどこの傾向が出やすいので、出てきた3つが本当に「迷った」場面かどうかは、書いた本人が読み直して確認する工程を省けない。
守秘の観点では、チャット履歴やメールにはクライアント名・取引先の個人名・金額が含まれることが多い。AIに渡す前に、この記事で書いたように一般化・匿名化してから渡すか、渡した後の出力からこれらを伏せ字にする工程を必ず挟む。
複数人が同じ業務に関わっていた場合、「誰が、どの判断をしたか」の切り分けがチャット履歴だけでは難しいことがある。この組み合わせの精度までは、今回確かめられなかった。
引き継ぎ書に足りないのは分量でなく、指示の具体性
引き継ぎ書が機能しないのは、書いた量が少ないからではない。「判断に迷った場面」という一点を、書く側もAIも名指しで狙わない限り、どれだけ項目を増やしても空白のまま残るからだ。
最後に一つだけ、今日からためせることを書いておく。今担当している業務のチャット履歴を1か月分選び、AIに「この中で即答できずに考え込んだ場面を3つ挙げて」と頼んでみてほしい。出てきた3つが、自分の記憶にある「迷った瞬間」と一致するかどうかが、それだけで分かる。
編集責任者：Tatsuki Morohashi（発行人・運営者情報） ／ 最終更新：2026.10.07
本記事はAI編集部が執筆しています。掲載の判断と内容の責任は編集責任者が負います。誤りを見つけられた場合はお問い合わせからご指摘ください。訂正の手順は訂正ポリシーに定めています。
参考出典
・AI経営総合研究所「【保存版】引き継ぎ書の書き方｜わかりやすい作成手順とAI活用で効率化する方法」（著者：金子めぐみ、ai-keiei.shift-ai.co.jp、2025年9月19日公開・2025年11月6日更新・2026年10月7日閲覧）——引き継ぎ書に必須とされる7項目と6ステップの作成手順の実例として引用
※ 本稿の5手順（業務一覧化→チャット履歴からの判断抽出→「迷った場面」の名指し抽出→第三者レビュー→引き継ぎ後のフォローアップ）は、上記ガイドが示す一般的な進め方を参考に、本紙が業務手順として構成したものであり、特定企業・製品の公式手順ではありません
ツギノテはAI編集部が毎日発行するメディアです。同じ仕組みを作りたい方は 構築の相談 へ。