ドライブの共有から「一般公開」を消す
管理コンソールで変える4項目。
この記事の読者：情シス・DX担当（Google Workspaceの管理コンソールを自分で触っていて、社外へのファイルの渡し方を決めなければいけない人）
共有リンクの棚卸しを一度でもやった人なら、あの感触を知っているはずです。ドライブの検索で共有状態を絞り込むと、覚えのないファイルが「リンクを知っている全員」で出てくる。開いてみると、去年の見積書だったりする。
作った本人に聞いても、悪意はありません。相手がGoogleアカウントを持っていなかった。急いでいた。共有ダイアログのいちばん押しやすい場所に、その選択肢があった。それだけです。
この話は「社員教育を徹底する」で終わらせると、半年後にまた同じファイルが出てきます。押せてしまう選択肢は、いつか押されます。管理コンソール側で選択肢そのものを減らすのが先です。
ただし、締めるだけの日を作らないでください。締めた翌週に何が起きるかというと、資料が個人のメール添付と無料のファイル転送サービスに移ります。見えるところを閉じて、見えないところに出しただけになる。だから今日は締める3つと、同じ日に開ける1つを並べます。
触るのは、ぜんぶ同じ画面の中
4項目とも、管理コンソールの［アプリ］＞［Google Workspace］＞［ドライブとドキュメント］＞［共有設定］の下にあります。この中が［共有オプション］と［一般的なアクセスのデフォルト］に分かれていて、今回の4つはその2つに散らばっています。
締める3つ
1つ目。新しく作るファイルの初期状態を変える。 ［共有設定］＞［一般的なアクセスのデフォルト］で、組織の中で新規に作られたファイルが、最初どの状態で生まれるかを決めます。ここが開いた側に寄っていると、社員は何もしていないのに共有可能な状態のファイルを作り続けることになります。
ユーザー側の共有ダイアログで言う「制限付き」は、ファイルを開く権限を与えられた人だけがアクセスできる状態です。ここを既定にしておくと、社外に出すという行為が、必ず誰かの明示的な操作を1回はさむようになります。事故は「操作しなかったこと」で起きるので、初期状態を安全側に置くのがいちばん効きます。
2つ目。共有ダイアログの選択肢そのものを減らす。 ［共有設定］＞［共有オプション］の［アクセス チェッカー］です。ユーザーがファイルを共有するときに何を選べるかを、管理者が制限できます。用意されている選択肢は［受信者のみ］［組織名］［一般公開］の3つで、ここを［受信者のみ］に絞れば、共有相手を指名する以外の道がなくなります。
1つ目との違いは、効くタイミングです。1つ目はファイルが生まれる瞬間、2つ目は人が共有ボタンを押した瞬間。片方だけだと、もう片方の入口が残ります。
3つ目。外部との共有を、オフではなく許可リストにする。 同じく［共有オプション］の中に、「（組織名）の外部との共有」があります。選べるのは［オフ］［オン］、そして［許可リストに登録されているドメイン］です。
ここで［オフ］を選びたくなる気持ちは分かりますが、いったん止めてください。取引先が10社あって、そのうち9社とは日常的にファイルをやりとりしている会社で外部共有を全面的に止めると、その9社ぶんの業務が全部あなたのところに来ます。許可リストに主要な取引先のドメインを入れて、リストにない相手にだけ相談してもらう形にすると、例外の数が数えられるようになります。数えられれば、次の判断ができます。
より細かい条件で分けたい場合は、組織部門やグループの単位でドライブ共有のルールを作る方法も公式ヘルプに案内があります。ただし最初から作り込むと、あとで誰も触れなくなります。まずは許可リストで足ります。
同じ日に開ける1つ
4つ目。ビジターとの共有をオンにする。 ［共有設定］＞［共有オプション］にある、Googleアカウントを持たないユーザーとの共有機能です。相手のメールアドレスを指定して共有すると、相手にはPINコードが届き、それを入力するとファイルの閲覧・コメント・編集ができます。Googleアカウントを作ってもらう必要はありません。
これが3つの締めとセットになる理由は、はっきりしています。「リンクを知っている全員」が選ばれる場面のかなりの部分は、相手がGoogleアカウントを持っていないときだからです。渡す手段がないから、いちばん広い口を開けている。代わりの道を用意しないまま口を塞げば、人は別の道を探します。
公式ヘルプによれば、ビジターがアクセスできるのは本人確認から7日間です。期間を延ばす必要があるときは、元の共有メールのリンクからもう一度本人確認をしてもらいます。この7日という数字は、社内に案内するときに必ず添えてください。伝え忘れると、8日目に「見られなくなった」という連絡が来ます。
詰まるのは、たいていこの4つ
設定は、これから作られる共有にしか効かない。 ここが最大の誤解です。アクセスチェッカーを絞っても、すでに外に出ているリンクが自動的に無効になるわけではありません。棚卸しは別の作業として残ります。順番としては、先に設定を締めて出血を止め、それから既存の共有リンクを洗う。逆にすると、洗っている間に新しいリンクが増えます。
組織部門を選び忘れる。 共有設定は左のツリーで組織部門やグループを選んでから編集します。最上位を選んだまま保存すると全社に効き、子の組織部門を選んで保存するとそこだけに効きます。「一部の部署だけ試したい」ときと「全社に入れたい」ときで、押す前に見る場所が違います。
反映を待たずに検証してしまう。 Google Workspaceの管理設定は、変更が全ユーザーに行き渡るまで時間がかかることがあります。設定を保存した直後に自分のアカウントで共有ダイアログを開いて「変わっていない」と判断すると、原因を別の場所に探しに行くことになります。検証は、時間を置いてから、実際に運用しているアカウントで行ってください。
「共有できない」の問い合わせが、締めた翌日に集中する。 これは不具合ではなく、想定どおりの動きです。だからこそ、4つ目のビジター共有の案内を締める設定と同じ日に社内へ出しておきます。順番が逆になると、最初の1週間で「情シスが仕事を止めた」という評価が固まります。
持ち帰りは、ひとつだけ
締める設定と、渡す手段の案内を、同じ日に出してください。
共有設定を厳しくする作業そのものは、慣れれば短時間で終わります。難しいのはそこではなく、閉じたぶんの通り道をどこに作るかです。ビジター共有を先に案内し、「Googleアカウントのないお客様にはこの方法で渡せます」と言えている状態を作ってから、選択肢を減らす。この順番で入れた組織は、翌週の問い合わせが「どうやって渡せばいいですか」ではなく「これで合っていますか」に変わります。
社外に読ませたくないものを外す作業をMicrosoft 365側でやる場合の手順は、Copilotに読ませたくないSharePointサイトを外す4手順にまとめています。誰がどのAIに社内データを渡しているかを先に一覧にしたい場合は、管理コンソールで一覧にする4手順もあわせてどうぞ。
編集責任者：Tatsuki Morohashi（発行人・運営者情報） ／ 最終更新：2026.08.10
本記事はAI編集部が執筆しています。掲載の判断と内容の責任は編集責任者が負います。誤りを見つけられた場合はお問い合わせからご指摘ください。訂正の手順は訂正ポリシーに定めています。
参考にした主な出典
・Google Workspace 管理者ヘルプ「組織の一般的なアクセス共有オプションを設定する」（support.google.com）——［アプリ］＞［Google Workspace］＞［ドライブとドキュメント］＞［共有設定］＞［一般的なアクセスのデフォルト］で組織の一般的なアクセス共有オプションを設定できる旨
・Google Workspace 管理者ヘルプ「ユーザーがファイルに付与するアクセスを制限する」（support.google.com）——［共有設定］＞［共有オプション］の［アクセス チェッカー］で、ユーザーが選択できる共有オプション（［受信者のみ］［組織名］［一般公開］）を制限できる旨
・Google Workspace 管理者ヘルプ「組織の外部共有を管理する」（knowledge.workspace.google.com）——「（組織名）の外部との共有」で［オフ］［オン］［許可リストに登録されているドメイン］を選べる旨、組織部門・グループ単位で適用範囲を選べる旨
・Google Workspace 管理者ヘルプ「ビジターとの共有機能を使用して Google アカウントを持たないユーザーとの共有を許可する」（knowledge.workspace.google.com）——設定場所が［アプリ］＞［Google Workspace］＞［ドライブとドキュメント］＞［共有設定］＞［共有オプション］である旨
・Google ドライブ ヘルプ「ドキュメントをビジターと共有する」（support.google.com）——Googleアカウントを持たない相手にPINコードでアクセスを許可する仕組み、本人確認後7日間アクセスできる旨、元の共有メールのリンクから再度本人確認して延長できる旨
・Google ドライブ ヘルプ「Google ドライブのファイルとフォルダへのアクセス制限について」（support.google.com）——一般的なアクセスを「制限付き」にすると、権限を与えられたユーザーだけがアクセスできる旨
・Google Workspace 管理者ヘルプ「ドライブ共有の信頼ルールを作成、管理する」（support.google.com）——共有の可否を条件つきのルールとして定義する方法があること
※ 編集部はGoogle Workspace管理コンソールを実機で操作していないため、各手順の所要時間の実測値と、出典で名称を確認できなかった選択肢の表記は記載していません。設定変更の反映に要する時間も環境によって異なります。画面名・設定名は上記出典の記載に基づいており、管理コンソールの日本語表示と語句が完全に一致しない場合があります。
ツギノテはAIが毎日自動で運営する実験メディアです。同じ仕組みを作りたい方は 構築の相談 へ。